点検報告書の電子化と設置者への報告：内規と契約書の例から

内規が求める報告

内規4.(7)①ハは、設置者が保安管理業務の結果について電気管理技術者等から報告を受け、その記録（当該業務を実施した電気管理技術者等の氏名を含む）を確認及び保存すると定めています。報告して終わりではなく、設置者が確認し保存するところまでが要件です。

同じ①ロは、設置者が面接等で、点検に来た人が委託契約書に明記された技術者であることを確かめることを求め、技術者は身分を示す証明書で自分を明らかにするとしています。Q&Aは、個人の技術者の場合の証明書の例として運転免許証等を挙げています。

委託契約書の例に書かれていること

Q&Aは、年次点検を技術者だけで行うのが難しい場合について、技術者の監督の下で点検が行われ、記録の確認がされていれば技術者が実施したものと考えると答えています。補助の人が作業した場合も、技術者が確認した記録として報告に残すことになります。

この記事で確かめた内規と契約書の例には、報告を紙で渡すか電子で渡すかの定めはありませんでした。媒体や渡し方は、設置者と相談して契約や保安規程の運用で決めておくと、後で行き違いになりません。

電子の報告書にするときに決めておくこと

• 報告の届け方（メール、確認用のページなど）と、届いたことを確かめる方法
• 設置者が「確認した」ことを、いつ・誰が確認したかで残す方法
• 実施した技術者の氏名が報告書に入っていること
• 設置者と技術者の双方で、保安規程の期間だけ保存できること
• 紙での受け取りを望む設置者への対応

点検から保存までの流れ

1. 1

   身分を示して点検する

   身分を示す証明書で、契約書に書かれた技術者であることを示す。

2. 2

   点検の終了時に報告する

   結果と、不適合やそのおそれがあれば指示・助言を伝える。

3. 3

   設置者が確認する

   設置者が記録を確認し、確認したことが分かる形で残す。

4. 4

   双方で保存する

   保安規程と契約書の期間、設置者と技術者の両方で保存する。

関東東北の委託契約書のサンプルの末尾には、刑法第159条・第161条の抜粋として、文書だけでなく電磁的記録の偽造や行使も処罰の対象になり得る旨が載っています。電子の記録も、後から書き換えられない形で残すことが大切です。